Melanjutkan studi PhD di luar negeri, bagaimana caranya?

Halo halo…

Lagi pingin cerita (karena ditanyain temen) tentang pengalaman saya saat berburu lowongan PhD beberapa tahun lalu. Ceritanya cukup berliku, tapi saya coba untuk menceritakan secara garis besar, termasuk ‘senjata’ yang perlu dipersiapkan untuk teman-teman yang berencana melanjutkan studi doctoral di luar negeri.

Jenjang studi doktoral adalah kualifikasi pendidikan tertingi di universitas. Di Indonesia kita sering menyebutnya S3. Di luar negeri disebut juga Ph.D atau Doctor of Philosophy. Di dunia akademik, PhD dan doctoral degree adalah istilah yang berarti sama, walaupun sebenernya sedikit berbeda. Doctoral degree adalah kualifikasi akademik tertinggi, dan PhD adalah salah satu degree yang masuk dalam kategori doctoral degree (sebagai contoh ada juga Ed.D atau Doctorate of Education).

Perjalanan PhD ini paling tidak memakan waktu sekitar 3 tahun (misalnya di bidang tertentu di beberapa universitas di Inggris, New Zealand atau Australia), yang paling umum sekitar 3.5 hingga 4 tahun (dan bisa lebih). Dalam prosesnya, dibutuhkan kerja keras dan ketekunan untuk melatih kita berfikir secara kritis. Makanya, kadang saya sendiri sering mendengar istilah “PhD training” atau “PhD jouney”, sebuah perjalanan yang melatih kita untuk berfikir kritis dalam memberikan solusi teknis ataupun konseptual. Jalannya cukup panjang, berliku (kadang berkerikil) sehingga dibutuhkan tekad yang kuat untuk sampai di garis finish. Apalagi untuk tinggal di luar negeri dengan lingkungan sosial budaya yang jauh berbeda dengan tempat asal kita. So, pertama, bulatkan tekat dan luruskan niat. Selanjutnya, persiapkan senjatanya untuk maju ke pra-PhDlife.

Nah, berikut ini beberapa hal teknis yang bisa kita lakukan jika berencana malanjutkan studi doktoral di luar negeri.

1. Mencari calon supervisor dan lowongan PhD sesuai minat

Sebelum memulai perjalanan PhD, biasanya kita sudah mengantongi ijazah undergraduate (sarjana) dan master (walaupun, kita juga bisa melanjutkan PhD tanpa melewati master – program tertentu). Atau bahkan sudah bekerja dan menggeluti bidang tertentu. Dari situ kita biasanya sudah mempunyai gambaran tentang bidang apa yang kita inginkan untuk melanjutkan PhD.

Untuk sebagian besar universitas di Eropa (atau Australia dan New Zealand), menganjurkan bahkan mengharuskan kita untuk mempunyai pembimbing (supervisor/promotor/professor), sebelum mendaftar di program doktoral. Untuk mendapatkan pembimbing ini, kita harus melakukan pencarian calon supervisor terlebih dahulu. 

Menurut pengalaman saya, langkah pertama adalah membuat list univesitas/institut yang memiliki pakar dibidang yang kita minati. Cara taunya gimana kampus itu punya pakar/jurusan yang kita inginkan? Simplenya, cukup googling bidang yang diinginkan. Kemudian bikin list, misalnya (a) nama kampus (b) jurusan (c)nama professor (d) topik riset dan bidang yang ditekuni, dst.

Dari website universitas, kita bisa mencari nama departemen/jurusan sesuai bidang minat kita. Dari situ, kita biasanya dengan mudah menemukin list akademisi beserta topik riset atau bidang yang ditekuni. Untuk PhD sendiri, bidangnya sangat spesifik, jadi mencari supervisor dengan subjek tertentu mungkin akan lebih relevan daripada mencari berdasarkan nama department (walaupun kadang nama departemen juga akan membantu proses pencarian kita).

Jadi dari list universitas/departemen diatas, kita bisa mengerucutkan menjadi “List calon supervisor”. Kalau sudah punya list, kita bisa cek secara berkala di website calon supervisor tersebut, biasanya juga dicantumkan jika beliau sedang membuka lowongan untuk PhD project.

Selain cara diatas, bisa juga langsung googling lowongan PhD disubjek tertentu, misalnya “PhD vacancy in biomaterial engineering” , ganti kata kunci jika tidak menemukan dan cari bidang yang serumpun. Jika hari ini belum ketemu, besoknya ulangi lagi. Kalo bulan ini belum dapat, bulan depan ulangi lagi. Jangan cepat menyerah!

Oh iya FYI, di  beberapa negara di Eropa PhD dianggap suatu pekerjaan jadi akan lebih mudah dengan kata kunci “PhD vacancy”, “PhD position”, “PhD fellowship” walaupun bisa juga menggunakan kata kunci “PhD scholarship” (PhD scholarship biasanya lebih ke ‘funding’ untuk PhD). Dengan cara searching seperti ini, pilihan akan lebih luas, karena kita tidak hanya mencari di universitas, tapi juga memasukkan riset institut dalam mencari calon supervisor dan PhD position.

=========*pengalaman saya, saya buka website universitas dari negara tujuan saya satu persatu, iyah, satu per satu, dari berbagai negara. Saya juga sering googling dengan puluhan kata kunci - Jangan tanya berapa lama waktu yang saya habiskan untuk proses pencarian supervisor ini* ========

Bisa juga kita bertanya ke teman-teman seprofesi, tentang lowongan PhD dengan subjek yang spesifik. Bisa juga kita membidik kampus/institut dari scientific paper yang kita baca, cari saja website afiliasi authornya (dari situ biasanya juga bisa lihat jika sedang ada lowongan PhD). Cara lain yang bisa dipakai yaitu, saat kita ikut seminar/workshop/conference, kita bisa secara langsung bertemu dengan calon pembimbing dan menanyakan langsung tentang lowongan PhD. Cara lainnya, bisa melihat di sosial media akun Persatuan Pelajar Indonesia (PPI) dari negara yang diinginkan, biasanya akun PPI ini share lowongan beasiswa. Siapa tau berjodoh, ada lowongan S3 untuk bidang yang kita minati. 

Dari list calon supervisor yang sudah kita kantongi, kita bisa mengerucutkan pilihan. Langkah selanjutnya adalah menghubungi calon supervisor.

2. Menghubungi supervisor 

Jika kita sudah menemukan lowongan PhD dibidang yang kita inginkan, kita bisa langsung menghubungi calon supervisor. Biasanya Professor di Universitas. Siapkan beberapa calon ya, karena belum tentu supervisor yang kita hubungi akan merespon email kita. Biar ga patah hati amat kalo surat kita tak terbalas (ahaaahaaa…)

Nah, sebelum menghubungi supervisor, kita butuh senjata pertama, yaitu Curriculum Vitae.

a.      CV

Siapkan CV seringkas mungkin, namun tetap menarik, contohnya menunjukkan ‘highlight’ skill dan pengalaman kita (yang paling relevan untuk posisi tersebut).  Saya sendiri hanya mencantumkan riwayat pendidikan, pengalaman kerja, scientific experiences (termasuk publikasi dan topik riset sebelumnya), dan beberapa skill yang mungkin akan dipertimbangkan.

b.      Email

Sebelum mengirim email sebaiknya kita membuat draft terlebih dahulu, memastikan kita menggunakan Bahasa Inggris yang baik (misalnya pastikan grammarnya bener dan ga ada mis-spelling). Bisa googling beberapa contoh email menghubungi calon supervisor (tapi ya ga copas juga dari google,😊). Saat menulis email ke calon supervisor, jangan lupa melampirkan CV yang sudah disiapkan ya…

Beberapa komponen yang sebaiknya ada antara lain (a) Perkenalan (b) Rencana menempuh PhD dengan topik yang kita minati (c) bisa disebutkan juga bagaimana kita mengetahui profil beliau dengan bidang yang ditekuni (d) apakah ada PhD project yang bisa dikerjakan/apakah beliau bersedia menjadi pembimbing.

Dari email yang kita kirim, kita bisa saja dikacangin alias tidak dibalas. Bisa saja mendapat balasan negatif. Misalnya beliau sudah membimbing banyak mahasiswa jadi tidak bisa membimbing kita, atau sedang tidak ada project yang bisa dikerjakan PhD student (kedua alasan ini yang paling umum). 

=====*saya pernah dapat balasan “Profilmu bagus, tapi sayang kualifikasi bidangnya tidak sesuai dengan kualifikasi yang saya cari” à secara halus menolak maksudnya  wkwkkwkwkwkwkkwwk 😊 saya sih sudah bahagia email saya dibales sama professor dari kampus kelas wahid di negara yang tergolong ‘makmur' di benua eropa - simple happiness haha*===== Yang paling ditunggu-tunggu adalah balasan positif, seperti "iyah, saya punya proyek untuk dikerjakan mahasiswa PhD" atau beliau bersedia menjadi promotor/supervisor. Proses selanjutnya biasanya adalah proses wawancara.

c.       Wawancara

Wawancaranya biasanya lewat skype, last for 45mins to 1 hour. Seperti biasa, perkenalan dulu, dan bisa sebutkan pengalaman professional kita. Misalnya sekolah jurusan apa, kerja dimana, minat dibidang apa. Kemudian, jabarkan bidang yang ingin kita tekuni dan rencana PhD kita. Biasanya, Jika beliau memiliki proyek tertentu, juga akan dijelaskan di tahapan ini. Selanjutnya, kita tinggal menunggu email apakah kita adalah mahasiswa terpilih untuk menjadi mahasiswa bimbingan beliau. Jika iya, kita bisa secara formal mendaftar di universitas.

3. Mendaftar ke universitas

Untuk mendaftar di universitas/institut, caranya sangat beragam tergantung system di universitas tersebut. Silahkan buka website universitasnnya, dan cari di bagian admission (hahaha!). Jika ada pertanyaa, silahkan menghubungi kontak person yang tercantum disitu. Biasanya untuk mahasiswa dari luar negara tersebut, bisa juga mengubungi bagian “International Office”.

Senjata selanjutnya adalah sertifikat Bahasa Inggris dan proposal penelitian. 

a.     Sertifikat bahasa Inggris

Hampir semua universitas meminta persyaratan ini. Kecuali sebelumnya kita menempuh pendidikan di negara berbahasa inggris (*ada beberapa pengecualian yang bisa membebaskan kita dari requirement sertifikat Bahasa Inggris). Yang paling umum adalah TOEFL (biasanya requirementnya 650) dan IELTS (biasanya overall 6.5, minimum 6 setiap band nya).

b.     Proposal penelitian

Selain sertifikat Bahasa Inggris, biasanya kita juga diminta research proposal. Jika supervisor sudah menyetujui untuk membimbing, biasanya penyusunan research proposal untuk daftar ke universitas juga akan dibantu ===*kita bikin sendiri gitu, trus nanti dibantu untuk koreksi, bukan dibuatin yak*====== Untuk daftar ke universitas biasanya proposalnya pendek saja, nanti finalisasi detailnya (sampai ke judul publikasi dan chapter dalam thesis) setelah resmi diterima. Biasanya setelah 3-6 bulan setelah melewati PhD candidacy atau bahkan setelah satu tahun, ada semacam evaluasi kita diminta presentasi untuk qualifying exam (namanya bisa bermacam-macam, intinya menjabarkan rencana riset selama PhD, rencana publikasi dan detail thesis).

Oh iya, selain sertifikat Bahasa inggris dan riset proposal ini, untuk beberapa kampus biasanya meminta kita untuk mengkonversi ijazah (transcript nilai). Jika dibutuhkan, bisa ditanyakan ke International Office. Saya sendiri pernah mengalaminya saat daftar di Universitas di New Zealand. Universitas meminta konversi transcript dari Lembaga yang sudah ditentukan untuk ijasah S1 dan S2. 

4. Mencari/mendaftar beasiswa (jika diperlukan)

Biasanya PhD project yang ditawarkan oleh supervisor, juga sudah termasuk PhD scholarship (makanya tadi disebut PhD sebagai pekerjaan). Atau dengan PhD project tersebut, kampus bisa memberikan beasiswa atas rekomendasi supervisor (biasanya sering disebut 'beasiswa universitas' saya mendapat skema beasiswa seperti ini saat S2 – dan mendapat skema beasiswa seperti ini juga untuk S3, tapi akhirnya saya memilih skema beasiswa lain untuk S3, 😊). Jika PhD project kita hanya akan membiayai project penelitian kita selama PhD dan tuition fee, namun tidak memberikan biaya hidup bulanan, kita harus mencari ‘scholarship’ sendiri untuk biaya hidup kita selama sekolah. Biasanya supervisor juga akan membantu mencarikan, jadi tidak usah khawatir. 

Setiap universitas dari berbagai negara, memiliki sistem yang berbeda dalam setiap proses penerimaan mahasiswa doktoral. Menurut pengalaman saya, kurang lebih sepert inilah prosesnya. Jika teman-teman punya informasi terkait hal ini, bisa ditulis dikolom komentar ya…

Ini waktu tahun pertama PhD di University of Otago, New Zealand. Saat menulis ini, saya berada di tahun keempat PhD di Royal Netherland Institute for Sea Reseach (NIOZ), University of Utrecht, di Belanda (mengikuti supervisor yang pindah homebase dari New Zealand ke Belanda)

Texel, 16 November 2019

Soundtrack: On my way (Allan Walker)